Fwd: Veja como usar a tecnologia a seu favor e trabalhar menos - Notícias - PC WORLD

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De: ER10N <erlon@folha.com.br>
Data: 11 de julho de 2010 18:15
Assunto: Veja como usar a tecnologia a seu favor e trabalhar menos - Notícias - PC WORLD
Para: erlones@gmail.com
Cc: erlon@folha.com.br

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Veja como usar a tecnologia a seu favor e trabalhar menos - Notícias - PC WORLD Clipped from: http://pcworld.uol.com.br/noticias/2010/07/08/veja-como-usar-a-tecnologia-a-seu-favor-e-trabalhar-menos/

Veja como usar a tecnologia a seu favor e trabalhar menos

PC World/EUA

08-07-2010

(Rick Broida)

Tire proveito da infinidade de ferramentas que podem ajudá-lo a dar um "olé" nas tarefas – e saia mais cedo do escritório

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Entrou às nove e sai às cinco? Pesado, hein? Pior quando rolam aqueles dias – não tão atípicos – em que o trabalho se estende até sete ou oito horas da noite. Os e-mails que chegam. As reuniões e relatórios se amontoam e você jura que vai pirar; se deixar, vai mesmo.

Não deixe isso acontecer.  Melhor ainda se o seu trabalho puder ser executado à distância, sem passar pela retina do chefe o tempo todo. Leia esse texto e, quem sabe, logo, logo, você vai poder dar aquela passeada de uma hora e meia depois do trabalho. Ou, se gostar, jogar uma bola com a rapaziada.

Agenda

Manter uma agenda atualizada e bem estruturada é um dos pilares do funcionamento de uma organização. Ter essa ferramenta é um jeito excelente de garantir que às 4h30 da madrugada de segunda-feira você não se dê conta que está faltando o índice do relatório CSV de 4MB – se isso acontecer, pode dar adeus à ideia de chegar em casa em tempo de assistir o documentário sobre o Google, anunciado para 23h daquela noite.

O complicado é encontrar um programa que seja mais eficiente do que os bilhetes autoadesivos amarelo-ovo com um garrancho e a data de ontem grudada à moldura do monitor ou que uma anotação na carteira; eles não conseguem te lembrar a hora dos compromissos ou enviar um SMS com um alerta sobre a hora de executar uma missão.

Visite o site Producteev. Esse agendador gratuito da web tem alguns recursos bastante úteis. Interessante é  a maneira que ele permite que seja adicionado conteúdo; pode ser via web, email, mensagens instantâneas ou com um aplicativo iPhone (sem sombra de dúvida a maneira mais prática de interagir com o sistema). O programa sincroniza as configurações com o Google Calendar e pode ser integrada à interface do iGoogle em forma de widget.

Como pode ser acessado de qualquer lugar, o trabalho de editar e de atualizar as informações nele é simples. O aplicativo ainda não é perfeito; faltam-lhe a integração com o Outlook e não é possível usar em Androids ou em BlackBerry. Existe uma ligeira interação com as mídias sociais. Um exemplo disso é você envolver os colegas no campeonato de "quem realiza mais tarefas".

No plantel de softwares peso-pesado você ainda vai encontrar o Remember The Milk, integrado à todas as plataformas mobile (US$ 25/ano) e o Toodledo Pro a US$15 ao ano.

Seja encontrado via celular

Sejamos honestos, ok? Estar disponível e responder a chamados de clientes ou de supervisores é obrigação sua. Então não espere que liguem para o seu celular ou que te encontrem por algum meio específico.

É aí que entra o Google Voice. Originalmente disponível apenas para convidados, o serviços está aberto a todos agora. O Google Voice tem um recurso que detona com todos os concorrentes: um único número de telefone que alerta todos os aparelhos e linhas que você informar. Se quiser, ele também transcreve mensagens de voz em texto e as envia para o email escolhido. Ele só funciona nos EUA atualmente, mas deve ser levado para outros países ainda este ano.

Mais um player no segmento de ferramentas para gerenciar itens na rotina de trabalho é o Phonebooth. De uso exclusivamente profissional, este aplicativo permite encaminhar chamadas telefônicas para canais determinados. O Phonebooth oferece um botão "aperte e fale" integrável ao seu website.

De graça, os dois serviços merecem ser explorados. Por uma taxa mensal de US$ 20, é possível contratar os serviços Phonebooth OnDemand e incrementar a lista de serviços com vários recursos que podem ser interessantes, como a retransmissão ilimitada de chamadas de longa distância.

Criando rotinas para email

Cada minuto economizado nas tarefas é um minuto a mais para você fazer o que quiser. O Outlook 2010 é o nome da ferramenta que vai te ajudar a economizar vários desses minutos ao longo do dia. Batizado de Quick Steps, este recurso automatiza operações com e-mails, como replicar de forma automática e deletar quando necessário. O Outlook também oferece a possibilidade de criar uma mensagem e encaminhá-la para um grupo inteiro e de mover mensagens recebidas de acordo com o nome de quem enviou para um local específico. Com ele, você grava macros personalizadas e para disparar uma função basta ativá-la.

Dedicação é tudo

Finalizar os projetos detalhadamente é inviável quando se é interrompido constantemente por conversas sem sentido ou para responder perguntas. O colaborador da PCWorld dos EUA, Dave Johnson, tem algumas dicas para dar sobre isso. Primeiro, Johnson diz que a resposta automática de e-mails não é de uso exclusivo de eventuais viagens ou de ausência prolongada. "Configure uma mensagem dizendo que você estará o dia todo mergulhado em um projeto e que não responderá às mensagens até tal horário", diz.

Ele também fala na vantagem de comprar fones. Você não precisa, necessariamente, estar ouvindo qualquer coisa. Mas o simples fato de você estar com ele na cabeça cria no interlocutor a noção de estar "atrapalhando" e que deve voltar depois.

Use o email no lugar do telefone

O email existe para uma coisa: ir direto ao ponto, deixando a conversa mole inevitável para depois. É melhor do que passar vontade de mandar um cliente chato para caramba ficar quieto.

Ok, ninguém quer dizer que uma conversa por telefone, bem aproveitada e atenciosa não é a melhor maneira de se relacionar com os clientes, mas deixe essas ações para uma hora em que você possa se dedicar a elas. Se houver uma questão solúvel com duas ou três palavras, resista bravamente à tentação de arrancar o telefone do gancho e ligar para quem quer que seja. Se você já passou dos 40, essa tentação será especialmente forte – fique atento.

Mande um email e vá resolver outras coisas e verifique pelo 3G do celular se houve alguma reposta

O email é rápido, isso é certo. Mas a mensagem instantânea é mais veloz que qualquer @. Digamos que você precise de uma informação sucinta sobre um projeto e que não pode fazer qualquer coisa antes de saber o detalhe. Como não é possível prever quando o cliente vai verificar a caixa de entrada é importante ter o endereço de mensagens instantâneas para qualquer consulta rápida.

Existem vários integradores de serviços de chat na web. Um deles, o Meebo, pode ser usado sem instalar qualquer software, logo, deve passar tranquilamente pelo crivo do TI.

Triiiiiiiim

A reunião já dura uma hora a mais que planejado e nada está saindo como esperado. Que tal receber um telefonema urgente que demande atenção completa e garanta sua saída do campo de batalha com honra? O Fake-A-Call para iPhone simula telefonemas reais vindos de contatos cadastrados na agenda do telefone para a hora que você quiser. E o som é próximo da perfeição. A saída ideal para aquele "desculpem, mas é urgente" que você sonhava poder dizer enquanto levanta e sai com cara de apressado – impressionante.

Os aplicativos Fake My Call (Us$ 3) e Fake-A-Call Free resolvem a questão para BlackBerries e Androids, respectivamente. A Nokia também tem um software para isso.

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